In dit document kunt u alle algemene informatie over de UPA lezen. Er wordt
onder andere uitgelegd wat de UPA is, hoe het werkt en welke voordelen het u als
werkgever oplevert*.
U kunt klikken op één van
onderstaande onderwerpen om hier meer over te lezen.
- Wat is de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA)?
- Waarom de UPA?
- De voordelen van
de UPA voor u als werkgever
- De voordelen van de UPA voor de werknemers
- Hoe werkt de facturering en het jaarwerk?
- Hoe dient er te worden omgegaan het jaarwerk van 2016?
- Hogere maandfacturen?
- Administratiekantoren
- Wat moet ik doen om UPA gereed te zijn?
- Hoe zagen de afgelopen maanden eruit?
- Vanaf wanneer is UPA beschikbaar in Exact Globe?
De Uniforme
Pensioen Aangifte (UPA) is een nieuwe standaard voor het automatisch uitwisselen
van salarisgegevens tussen werkgevers/administratiekantoren en de
pensioenfondsen. Op 1 januari 2017 stapt PFZW over op de UPA. Dit betekent dat
alle werkgevers die zijn aangesloten bij PFZW, dan overgaan op de UPA. PFZW
implementeert de UPA als eerste pensioenfonds in Nederland. De aangifte wordt
straks voor de hele pensioensector als standaard gebruikt.
Het doel van de UPA is om de kansen op fouten aanzienlijk te
verminderen. Tevens heeft u als werkgever minder administratieve lasten. Dat komt
doordat de salarisgegevens automatisch worden uitgewisseld. Ook krijgt u met de
UPA een duidelijker beeld van uw financiële positie, omdat er maandelijks in
plaats van jaarlijks op verschillen wordt gecontroleerd. Voor PFZW betekent het dat
men de kosten voor de pensioenuitvoering verder kan verlagen.
De UPA biedt voor de werkgever meerdere voordelen. Zoals hierboven genoemd is
er minder kans op fouten door de automatische maandelijkse koppeling van de
salarisadministratie tussen werkgevers, administratiekantoren en
pensioenfondsen. Verder komt het jaarwerk te vervallen, wat tot minder administratieve lasten leidt. Dit zorgt voor meer efficiëntie en een grote kostenbesparing voor de klanten van PFZW. Bovendien heeft de werkgever beter inzicht in de kosten en ontvangt hij geen piekfacturen meer, doordat o.a. overwerk, ORT, extra uren parttimers en oproepkrachten direct worden meegenomen in de maandfactuur.
Voor uw werknemers heeft de UPA als voordeel dat hun Uniforme Pensioen Overzicht (UPO) beter bijgewerkt is aan het einde van het jaar. Zo kan het nu gebeuren dat een werkgever niet of niet op tijd de gegevens heeft bijgewerkt. Met de UPA wordt dit automatisch verwerkt en is de UPO direct gebaseerd op de meest recente gegevens (van 31 december van het jaar ervoor).
Door snellere facturering en door de lagere kosten kan er eerder en meer belegd worden. Dat
kan het rendement op het pensioengeld van de werknemer verhogen.
De facturering verandert als gevolg van de UPA. U krijgt nu nog elke maand een factuur, die is opgebouwd uit:
- Voorschot premie voor de komende maand op basis van de voorlopige gegevens (voltijd jaarsalaris per 1 januari, voorlopige deeltijdfactor / contracturen).
- De premie als gevolg van mutaties met terugwerkende kracht.
Daarnaast ontvangt PFZW in het eerste kwartaal van het jaar uw jaarwerk. De inhoud daarvan is:
- Voltijd jaarsalaris per 1 januari van het nieuwe jaar
- Verdiende ORT vorig jaar
- Definitieve deeltijdfactor vorig jaar.
Concreet gezien, blijft de maandelijkse facturatie dus bestaan. Alleen de opbouw is dus anders dan u gewend bent.
Op 1 januari 2017 gaat de gehele sector zorg en welzijn over op de UPA. Het jaarwerk van 2016 moet u nog wel op de oude manier indienen. Doe dit vóór
1 maart 2017. Omdat PFZW pas vanaf 2017 de gegevens voor de pensioenopbouw maandelijks ontvangt, moet het jaarwerk van 2016 nog wel op de oude manier worden ingediend. In 2017 is alles geautomatiseerd door de UPA, waardoor er in januari 2018 geen jaarwerk meer nodig is.
Vanaf februari 2017 ontvangt u maandelijks een hogere factuur. Niet omdat de premies verhoogd worden, maar omdat de eindfactuur vervalt en de ORT en extra gewerkte uren vanuit de loonadministratie direct meegenomen gaan worden. Dit zorgt voor een betere spreiding en actueler overzicht van uw financiën.
In de sector zorg en welzijn heeft PFZW rond de 22.500 klanten die de pensioenen bij het fonds hebben ondergebracht. Daarvan hebben ongeveer 17.500 klanten de pensioenadministratie uitbesteed aan een administratiekantoor. Dit betekent dat voor het invoeren van de juiste gegevens, deze groep een belangrijke rol speelt. PFZW benadrukt dat de werkgever te allen tijde verantwoordelijk blijft voor de opgave van de juiste pensioengegevens, ook al is dit uitbesteed aan een administratiekantoor.
Zorg ervoor dat u uw administratiekantoor een machtiging geeft voor het verzorgen van uw pensioenadministratie. Zonder deze machtiging mag uw administratiekantoor uw (pensioen)administratie niet verzorgen. U regelt dit heel eenvoudig door via MijnOrganisatie op de website van PFZW een
machtigingsformulier in te vullen, te ondertekenen en te mailen naar relatiebeheer@pfzw.nl. Heeft u uw administratiekantoor al gemachtigd? Dan hoeft u geen actie te ondernemen. En controleert u ook of het juiste loonheffingsnummer is afgegeven en bij PFZW bekend is. Dit is de basis van een goede aangifte.
Op 1 januari 2017 stappen alle klanten van PFZW over op de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA). Hiervoor moet u rekening houden met zes verschillende zaken.
- Juiste inrichting salarispakket
Ten eerste is het van belang te zorgen voor een juiste inrichting van de pensioengevende salariscomponenten in uw salarispakket, zodat de juiste gegevens bij PFZW worden aangeleverd.
In Exact Globe kunt u dit doen met behulp van de
CAO-wizard, welke u aan het begin van het loonjaar doorloopt, om over de
nieuwe premies te beschikken. Indien u niet bent aangesloten bij een specifieke CAO, maar wel pensioenaangifte dient te doen aan PFZW via UPA, dan kunt u handmatig pensioencomponenten aanmaken van het 'PGGM'-type.
Voor meer informatie over de stappen van de
eindejaarsverwerking kunt u de eindejaarshandleiding raadplegen via de
Startpagina Salaris. Ten behoeve van de UPA wordt er een nieuwe koppeling aangelegd binnen Exact. Dit zorgt voor opgaaf van de gegevens aan PFZW.
- Zorg voor een UPA-account
Voor Exact Globe is het nodig om eenmalig een UPA-account aan te maken. Het UPA-account maakt uitwisseling van pensioengegevens mogelijk tussen Exact Globe en PFZW via een Webservice. Klik hier voor meer informatie over het UPA-account. Als een administratiekantoor uw pensioenadministratie beheert, dan maakt het administratiekantoor een UPA account aan. U hoeft dan zelf geen UPA account aan te maken. Zorg er dan wel voor dat uw administratiekantoor is gemachtigd (zie punt 4).
- Juiste loonheffingsnummer
Ten tweede is het belangrijk om te controleren of het juiste loonheffingsnummer bij
PFZW is ingevoerd. Heeft u meerdere organisaties in de sector zorg en welzijn? Dan dient elke organisatie een loonheffingsnummer te hebben.
- Machtig uw administratiekantoor
Zorg er ten derde voor dat uw administratiekantoor namens u gemachtigd is
voor het verzorgen van uw pensioenadministratie. Het is belangrijk dat PFZW
voor elke organisatie die de administratie heeft uitbesteed aan een
administratiekantoor, een machtigingsformulier heeft. Zonder deze
machtiging mag uw administratiekantoor uw (pensioen)administratie niet
verzorgen.
Machtig uw administratiekantoor (PDF)
- Jaarwerk
Het jaarwerk van 2016 dient u nog wel op de oude manier in. Doe dit vóór
1 maart 2017. Omdat PFZW pas vanaf 2017 gegevens voor de pensioenopbouw maandelijks ontvangt, moet het jaarwerk van 2016 nog wel op de oude manier worden ingediend. In 2017 is alles geautomatiseerd door de UPA, waardoor er in 2018 geen jaarwerk over 2017 meer nodig is.
- Hogere maandfacturen
Vanaf februari 2017 ontvangt u een maandelijks hogere factuur. Niet omdat de premies verhoogd worden, maar omdat de eindfactuur vervalt en de ORT en extra gewerkte uren vanuit de loonadministratie direct meegenomen gaan worden. Dit zorgt voor een betere spreiding en actueler overzicht van uw financiën.
PFZW heeft nauw samengewerkt met de softwareleveranciers waaronder Exact, om de
bestaande software aan te passen op de UPA. De testfase is inmiddels afgerond. PFZW wilde de werking van de verschillende softwarepakketten
testen met een aantal verschillende klanten- en werknemerssituaties. De testfase liep tot eind 2016, waarna alle klanten op 1 januari 2017 over kunnen gaan op de UPA.
Er is – na toestemming – getest met echte data van werkgevers uit de sector. Deze werkgevers waren benaderd en om toestemming gevraagd hiermee te mogen testen. PFZW vond het namelijk van groot belang om te testen met werkelijke gegevens uit allerlei verschillende situaties en met alle 40 softwareleveranciers die rond de 55 verschillende pakketten hebben.
Exact heeft toestemming gekregen van verschillende werkgevers om samen
te participeren in deze testfase.
Op dit moment is Exact klaar met het
ontwikkelen en testen van alle wijzigingen in de software ten behoeve van de UPA, en is de nieuwe functionaliteit beschikbaar voor onze klanten.
Vanaf 3-1-2017 is er een nieuw menupad aanwezig in Exact Globe Next 411SP16 en 412SP6, voor het aanmaken van de Uniforme Pensioen Aangifte voor PFZW. U kunt op deze link klikken voor meer informatie over deze wijziging.
*Bron: Deze informatie is gebaseerd op de informatie die wij hebben
ontvangen van PFZW.
Meer informatie